Fri. Jun 24th, 2022

Mengapa begitu banyak dari kita fokus pada makan yang benar, menemukan waktu untuk mengunjungi gym, dan mendengarkan tubuh kita?

Saya pikir, sebagian, itu karena secara intuitif kita semua tahu bahwa pencegahan lebih baik daripada pengobatan apa pun yang perlu kita terapkan jika kita mengabaikan untuk merawat diri kita sendiri; akibatnya selalu lebih banyak stres, lebih banyak emosi, lebih banyak korban.

Hal yang sama berlaku untuk bagaimana kita seharusnya menjalankan bisnis kita. Pencegahan harus berada di garis depan kesadaran kita.

Dermaga pemuatan adalah tempat yang sangat sibuk di setiap tempat pameran dagang dan untuk mencegah kerugian terjadi, penting untuk mempraktikkan tindakan pencegahan untuk menghindari sakit kepala yang datang dengan melacak paket yang hilang.

Bukan hanya diri saya sendiri yang perlu saya perhatikan, tetapi juga peserta pameran saya, itulah sebabnya saya pikir penting untuk melihat pencegahan kerugian melalui lensa Show Manager dan juga peserta pameran.

Mari kita mulai…

Dari Perspektif Manajer Pertunjukan
Terkadang barang hilang.

Itu terjadi pada yang terbaik dari kita.

Saya biasanya tidak melihat potongan besar hilang, seperti pajangan atau pameran. Melainkan hal-hal kecil yang cenderung salah tempat oleh operator atau tim pengiriman Kontraktor Layanan Umum (GSC), seperti brosur dan materi pameran.

Sering kali saya melihat orang-orang mencoba untuk menghindari aturan dalam hal siapa memberikan apa, kapan, dan ke mana. Ini hanya menambah kemungkinan sesuatu hilang.

Saya pernah memiliki tempat yang memiliki toko UPS sendiri di lokasi. Peserta pameran akan dengan senang hati mengirimkan barang ke toko UPS tertentu, yang menurut perkiraan mereka terdengar seperti rencana yang solid.

Salah satu masalah yang saya miliki dengan metode pengiriman itu adalah bahwa karyawan UPS akan mengambil sendiri untuk memasuki ruang pameran dan menurunkan paket langsung ke stan, melewati GSC, dan sebagai hasilnya, melewatkan dokumen dokumentasi yang diperlukan .

Kedengarannya bukan masalah besar, tetapi itu sebenarnya menciptakan kurangnya keamanan dan banyak item mungkin salah tempat.

Dalam hal ini, keamanan seharusnya menghentikannya, mengirim mereka ke dok pemuatan dan meminta petugas pengiriman mengisi formulir Otorisasi Penanganan Material (MHA) yang benar, dan menjalani proses yang dilakukan orang lain.

Ini juga dapat terjadi ketika peserta pameran dan klien lain memiliki barang yang dikirim langsung ke hotel mereka dan pelayan atau personel lain membawanya ke ruang pameran. Kenyamanannya dapat dimengerti tetapi itu menciptakan kekacauan bagi Manajer Pertunjukan yang bekerja keras untuk memastikan bahwa setiap orang yang memiliki akses ke lantai pertunjukan diperiksa dan diberi lencana dengan benar.

Prosesnya harus sebagai berikut: Pengangkut yang ditunjuk (UPS, FedEx, dll) mengirimkan barang ke dok pemuatan belakang, GSC membawanya ke dalam setelah melakukan pemeriksaan menyeluruh dan mendokumentasikan pengiriman dengan benar dan memberikannya langsung ke peserta pameran.

Jika Anda memerlukan panduan tambahan tentang cara memastikan pintu masuk dan keluar Anda aman pada Vendor booth pameran , Anda dapat membacanya di sini .

MHA (Formulir Otorisasi Penanganan Material) sangat penting untuk mengetahui secara spesifik item yang telah dikirim ke situs Anda dan perlu didistribusikan.

GSC Anda akan memberikan formulir-formulir ini di tempat saat mereka menerima pengiriman di dok belakang. Informasi berikut harus disertakan untuk memastikan Anda tidak memiliki barang/bahan yang hilang…

  • Nama peserta pameran
  • Nama perusahaan atau stan
  • Nomor stan, jika diketahui
  • Jumlah kotak dan deskripsi barang
  • Nomor pelacakan dari operator
  • MHA juga membantu GSC Anda mengetahui peralatan apa yang dibutuhkan untuk memindahkan barang dan berapa banyak staf yang diperlukan untuk melakukannya.

Semuanya didokumentasikan dan transparan.

Tanda tangan juga merupakan keharusan agar Anda tahu siapa yang menandatangani untuk apa. Karena itu, GSC Anda harus memiliki tanda tangan pada setiap pengiriman yang diterima. Ini membantu melacak materi dan meminta pertanggungjawaban orang.

Dari Perspektif Peserta Pameran
Tetap teratur benar-benar membantu meminimalkan risiko barang hilang atau salah tempat dan untuk membantu menjaga semuanya tetap sederhana, saya selalu memberi tahu peserta pameran saya untuk menggabungkan semua kotak mereka ke dalam satu kotak besar atau pengiriman.

Mengapa?

Masalah dengan BANYAK kotak kecil yang dikirim secara terpisah adalah kemungkinan lebih besar beberapa kotak Anda hilang.

Saya telah melihat ratusan kotak kecil dijatuhkan sekaligus dan pahlawan tanpa tanda jasa dari UPS dan FedEx tidak memperhitungkan setiap kotak kecil yang mereka kirimkan.

Tidak ada yang punya waktu untuk itu.

Selamatkan diri Anda dan GSC Anda dari kerumitan melacak materi yang hilang dengan membuatnya tetap sederhana.

Terakhir, selalu bawa beberapa salinan informasi pengiriman Anda dengan nomor pelacakan operator Anda jika satu atau dua paket hilang. Dengan cara ini dapat dengan mudah dilacak sehingga Anda dapat membuat pengaturan lebih lanjut.

Pencegahan adalah Kunci
Pencegahan selalu lebih murah dan lebih efektif dalam jangka panjang. Beberapa orang akan berpendapat bahwa itu membuat asumsi bahwa ada sesuatu yang salah.

Saya tidak melihat pencegahan sebagai tindakan pesimisme. Saya suka kutipan dari Albert Einstein ini, ”orang pintar memecahkan masalah. Orang bijak menghindarinya.”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *